Interim opdracht

Taken & verantwoordelijkheden 

Voor een opdrachtgever in Friesland ben ik op zoek naar een freelancer die de processen van de loonadministratie in kaart kan brengen. We zoeken iemand die processen kan doorgronden en vervolgens op een overzichtelijke manier weet uit te tekenen en te beschrijven. Organisatie-sensitiviteit is belangrijk. De opdrachtgever zoekt iemand die de medewerkers aanvoelt en op een ontspannen (en waar nodig geduldige) manier de benodigde informatie verzamelt.

Nadat de IST situatie is beschreven, kan het toekomstige proces (SOLL) gedefinieerd worden. Belangrijk punt hierbij is het zorgvuldig inventariseren van de menselijke handelingen in het huidige proces opdat eventuele risico’s duidelijk worden en in de toekomstig zoveel mogelijk worden geëlimineerd.

Stappen

• Identificeren hoofdprocessen;
• Onderzoek subprocessen;
• Opstellen flowcharts;
• Toevoegen betrokken partijen in beschrijvingen (HR, fiscus, pensioenfonds, etc);
• Beschrijven informatiestromen tussen verschillende processtappen, systemen en functionarissen / partijen;
• Controle op compliance (waar mogelijk verwerken in flowchart);
• Opleveren visualisatie: presenteren flowcharts inclusief beschrijving welke een overzicht geeft over het gehele loonadmininstratieproces inclusief de gebruikte systemen.

Deze opdracht is bedoeld om niet alleen de visuele representatie van de loonadministratie te verbeteren, maar ook om begrip te krijgen van de complexiteit en compliance-aspecten van het proces.

Evaluatiecriteria

• Duidelijkheid en volledigheid van de flowcharts;
• Correcte weergave van sub processen en hun onderlinge relaties;
• Juiste identificatie van betrokken partijen en informatiestromen;
• Inachtneming van compliance-aspecten.

Opdrachtkenmerken 

De beoogde start van dit project is begin april. De opdrachtgever wil de beschrijving van de IST situatie in april/mei afgerond hebben om door te kunnen gaan naar verbetering van het proces, eventuele pakketselectie, uitbesteding of andere organisatorische wijzigingen. De kans is vrij groot dat de freelancer hierbij betrokken wordt en de opdracht verlengd wordt.

De opdracht wordt bij voorkeur uitgevoerd op locatie. Parttime is mogelijk.